Registrera och bokför en leverantörsfaktura
Arbetsflödet består av två bokföringstillfällen: först bokförs fakturan som en leverantörsskuld, sedan bokförs betalningen.
Registrera faktura→Leverantörsfakturajournal→Skapa utbetalning→Utbetalningsjournal
Viktigt: Att spara leverantörsfakturan är inte samma sak som att bokföra den. Leverantörsfakturajournalen skapar bokföringen. Betalningen bokförs senare genom utbetalningsjournalen.
1. Registrera fakturan
- Skapa först leverantören i leverantörsregistret om den inte redan finns.
- Öppna Inköp → Leverantörsfakturor och skapa en ny leverantörsfaktura.
- Välj leverantör och ange OCR- eller referensnummer, fakturadatum och förfallodag.
- Ange valuta, fakturabelopp och moms enligt fakturan.
- Lägg till fakturarader och kontrollera kostnadskonto, belopp samt eventuell projekt- eller resultatenhet.
- Kontrollera konteringen och spara fakturan.
2. Bokför fakturan
- Öppna Rapporter → Leverantörsfakturajournal.
- Välj ett datumintervall som innehåller fakturans fakturadatum. Journalen tar med ej bokförda leverantörsfakturor i perioden.
- Kontrollera fakturan, nummerserien och konteringen i journalen.
- Godkänn frågan om att bokföra journalen. Bokfri skapar då en verifikation för bland annat kostnad, ingående moms och leverantörsskuld.
3. Bokför betalningen
- När fakturan har betalats öppnar du listan över leverantörsfakturor och markerar fakturan.
- Välj Skapa utbetalning för valda leverantörsfakturor.
- Kontrollera betalningsdatum, belopp och det bankkonto som pengarna betalades från. Spara utbetalningen.
- Öppna Rapporter → Utbetalningsjournal och välj ett intervall som innehåller betalningsdatumet.
- Kontrollera och godkänn journalen. Bokfri bokar då betalningen mot bankkontot och tar bort leverantörsskulden.
Kontrollera resultatet
- Kontrollera att fakturan är bokförd och markerad som betald.
- Kontrollera vid behov leverantörsreskontran och huvudboken.
Vanliga problem
- Journalen är tom
- Kontrollera att datumintervallet innehåller fakturadatumet och att fakturan inte redan har bokförts.
- Betalningen hamnar på fel konto
- Kontrollera bankkontot i utbetalningen innan utbetalningsjournalen godkänns.